Dematerializzazione

La soluzione si basa su Pflow, una piattaforma software, modulare e scalabile, dotata di evolute caratteristiche e interfacce multimediali Web-based di ultimissima generazione, comprese le apps installabili direttamente sui device in mobilità. Si rivolge al settore bancario al fine poter disegnare e gestire i processi in ottica digitale, permettendo di attivare l’operatività di interazioni interne con quelle affidate direttamente alla clientela e/o a fornitori di servizi esterni, il tutto con la garanzia di validazioni, controlli ed efficienti sequenze di flussi operativi e informativi, nell’ottica di poter garantire una miglior qualità dell’elaborazione dei dati, una maggior produttività, unite ad efficaci controlli.
La piattaforma è stata ideata e sviluppata per poter interagire facilmente con le architetture applicativo-tecnologiche ed i legacy systems bancari ed è dotata di evolute procedure ETL. In funzione dei requisiti di ciascun progetto, le interfacce vengono realizzate in maniera personalizzata, ottenendo sistemi perfettamente calati sulla base delle esigenze del singolo cliente e progetto, in totale interazione con i sistemi ed i processi del committente o di terzi, garantendo “time to market” sempre contenuti.

In particolare Pflow permette di ottimizzare la gestione e la consultazione di archivi fisici e/o digitali (anche COS) consentendo, tra l’altro, di verificare sistematicamente (anche mediante procedure di tracking, di trouble ticketing, ecc.) le varie fasi di lavorazione in atto ed eseguite sulle singole pratiche e/o fascicoli, nonché le estrazioni immediate attraverso evoluti motori e strumenti di ricerca libera, anche su migliaia di documenti scannerizzati e digitalizzati (ad esempio PDF) in qualche modo correlati, ancorché appartenenti a pratiche o archivi diversi.

Inoltre nei processi di back office, oggi spesso parzialmente affidati anche in outsourcing, Pflow offre l’opportunità di gestire con facilità l’interazione con tutti i soggetti che eseguono le attività di BPO per la banca, in maniera sequenziale e semplificata, garantendo compliance e governo sulle attività ma anche sui KPI attesi (ad esempio relativamente alle lavorazioni documentali, alla logistica in genere, compresa anche l’archiviazione fisica e la sistemazione e il recupero delle pratiche).

Tutto ciò premesso, utilizzando la piattaforma Pflow, già in uso presso altre aziende del settore bancario, sarà possibile razionalizzare ed ottimizzare alcune attività ad esempio a livello di:
immissione di dati e documenti digitali, potendo attivare immediate validazioni degli stessi, anche al fine di migliorare la qualità delle informazioni in modo incrementativo, con un importante risparmio rispetto al costo legato alle normali procedure manuali di digitazione interne e/o presso fornitori esterni;
immediata trasmissione di dati e documenti in formato elettronico al fine di renderli subito disponibili agli utenti e/o strutture interne ed esterne, facilitando e velocizzando le interazioni ed i controlli da parte delle entità preposte della Banca.
gestione e la verifica dei KPI;
interazione anche di tipo multimediale tra le varie controparti coinvolte.
Sarà così possibile realizzare una gestione rapida ed efficiente di eventuali quesiti o problemi, effettuando i necessari affinamenti che si dovessero rendere necessari sulle singole istanze/pratiche, evitando continue lavorazioni delle stesse. In altri termini la sistematica ed immediata accessibilità sia ai dati che ai documenti digitali da parte delle filiali, delle aree territoriali, di altre entità interne ed esterne coinvolte nei processi della Banca, consentirà agli stessi di attivare, sin da subito, successivi utilizzi;
Tutto ciò permetterebbe di poter gestire con un’unica piattaforma, oltretutto già disponibile per la Banca, tutte le informazioni e i dati senza dovere sviluppare separatamente varie procedure che risulterebbero costose poi da mantenere da parte della Banca stessa.
In considerazione dell’importanza e della complessità del progetto legato all’evoluzione operativa della movimentazione e gestione dei documenti della banca, ci permettiamo di riportare, qui di seguito, alcune ulteriori considerazioni afferenti sia ad eventuali affinamenti operativi ma soprattutto ottimizzazioni che, a nostro giudizio, potrebbero favorire una successiva migliore gestione dei processi.
FASE A
Introduzione della piattaforma Pflow in modalità WEB (profilazione esterna) presso tutte le filiali e le strutture centrali della banca al fine di educare la rete al suo utilizzo.
Questa fase prevede la sostituzione della borsa Assegni con Flyer autosigillante accompagnata da LDV generata da Pflow per l’inoltro presso i Service di lavorazione.
FASE B
Introduzione del SSO per consentire la profilazione interna e abilitare tutti gli utenti di interesse all’uso della piattaforma.
Mappatura di tutte le categorie documentali e le destinazioni che sono coinvolte nei flussi di traffico all’interno del perimetro della banca.
FASE C
Introduzione in piattaforma Pflow delle categorie/prodotti opportunamente mappati e codificati al fine di eliminare la borsa Posta e conseguentemente le attività di casellario.
Analisi e mappatura delle singole tipologie documentali che viaggiano in originale con l’obiettivo di ridurre progressivamente il traffico per effetto della possibile dematerializzazione all’origine. In questo modo dati ed immagini sarebbero disponibili da subito in formato digitale per consentire tutte le successive lavorazioni/integrazioni.
FASE D
Regime di dematerializzazione Assegni.
Introduzione del modello On Demand per la gestione del trasporto.
Ottimizzazione dei flussi documentali e dei processi di lavorazione, validazione e consultazione dei documenti per effetto della digitalizzazione e conservazione ottica sostitutiva.
Revisione dei processi di Work Flow documentale interni ed esterni.

L’avviamento del nuovo modello operativo che dovrà agevolare il progressivo efficientamento dei processi di gestione documentale e movimentazione di posta e/o plichi tra le strutture della Banca e/o terze parti prevede uno Start Up secondo il perimetro economico proposto.

Successivamente verranno introdotte le opportune variazioni tecniche ed operative al fine di traguardare tutti gli elementi di ottimizzazione con l’obiettivo di raggiungere, in un arco temporale compatibile con le variazioni normative, la completa diffusione del modello on demand ottenendo una prevedibile riduzione dei costi.

In particolare Pflow permette di ottimizzare la gestione e la consultazione di archivi fisici e/o digitali (anche COS) consentendo, tra l’altro, di verificare sistematicamente (anche mediante procedure di tracking, di trouble ticketing, ecc.) le varie fasi di lavorazione in atto ed eseguite sulle singole pratiche e/o fascicoli, nonché le estrazioni immediate attraverso evoluti motori e strumenti di ricerca libera, anche su migliaia di documenti scannerizzati e digitalizzati (ad esempio PDF) in qualche modo correlati, ancorché appartenenti a pratiche o archivi diversi.

Inoltre nei processi di back office, oggi spesso parzialmente affidati anche in outsourcing, Pflow offre l’opportunità di gestire con facilità l’interazione con tutti i soggetti che eseguono le attività di BPO per la banca, in maniera sequenziale e semplificata, garantendo compliance e governo sulle attività ma anche sui KPI attesi (ad esempio relativamente alle lavorazioni documentali, alla logistica in genere, compresa anche l’archiviazione fisica e la sistemazione e il recupero delle pratiche).

Tutto ciò premesso, utilizzando la piattaforma Pflow, già in uso presso altre aziende del settore bancario, sarà possibile razionalizzare ed ottimizzare alcune attività ad esempio a livello di:
immissione di dati e documenti digitali, potendo attivare immediate validazioni degli stessi, anche al fine di migliorare la qualità delle informazioni in modo incrementativo, con un importante risparmio rispetto al costo legato alle normali procedure manuali di digitazione interne e/o presso fornitori esterni;
immediata trasmissione di dati e documenti in formato elettronico al fine di renderli subito disponibili agli utenti e/o strutture interne ed esterne, facilitando e velocizzando le interazioni ed i controlli da parte delle entità preposte della Banca.
gestione e la verifica dei KPI;
interazione anche di tipo multimediale tra le varie controparti coinvolte.
Sarà così possibile realizzare una gestione rapida ed efficiente di eventuali quesiti o problemi, effettuando i necessari affinamenti che si dovessero rendere necessari sulle singole istanze/pratiche, evitando continue lavorazioni delle stesse. In altri termini la sistematica ed immediata accessibilità sia ai dati che ai documenti digitali da parte delle filiali, delle aree territoriali, di altre entità interne ed esterne coinvolte nei processi della Banca, consentirà agli stessi di attivare, sin da subito, successivi utilizzi;
Tutto ciò permetterebbe di poter gestire con un’unica piattaforma, oltretutto già disponibile per la Banca, tutte le informazioni e i dati senza dovere sviluppare separatamente varie procedure che risulterebbero costose poi da mantenere da parte della Banca stessa.
In considerazione dell’importanza e della complessità del progetto legato all’evoluzione operativa della movimentazione e gestione dei documenti della banca, ci permettiamo di riportare, qui di seguito, alcune ulteriori considerazioni afferenti sia ad eventuali affinamenti operativi ma soprattutto ottimizzazioni che, a nostro giudizio, potrebbero favorire una successiva migliore gestione dei processi.
FASE A
Introduzione della piattaforma Pflow in modalità WEB (profilazione esterna) presso tutte le filiali e le strutture centrali della banca al fine di educare la rete al suo utilizzo.
Questa fase prevede la sostituzione della borsa Assegni con Flyer autosigillante accompagnata da LDV generata da Pflow per l’inoltro presso i Service di lavorazione.
FASE B
Introduzione del SSO per consentire la profilazione interna e abilitare tutti gli utenti di interesse all’uso della piattaforma.
Mappatura di tutte le categorie documentali e le destinazioni che sono coinvolte nei flussi di traffico all’interno del perimetro della banca.
FASE C
Introduzione in piattaforma Pflow delle categorie/prodotti opportunamente mappati e codificati al fine di eliminare la borsa Posta e conseguentemente le attività di casellario.
Analisi e mappatura delle singole tipologie documentali che viaggiano in originale con l’obiettivo di ridurre progressivamente il traffico per effetto della possibile dematerializzazione all’origine. In questo modo dati ed immagini sarebbero disponibili da subito in formato digitale per consentire tutte le successive lavorazioni/integrazioni.
FASE D
Regime di dematerializzazione Assegni.
Introduzione del modello On Demand per la gestione del trasporto.
Ottimizzazione dei flussi documentali e dei processi di lavorazione, validazione e consultazione dei documenti per effetto della digitalizzazione e conservazione ottica sostitutiva.
Revisione dei processi di Work Flow documentale interni ed esterni.

L’avviamento del nuovo modello operativo che dovrà agevolare il progressivo efficientamento dei processi di gestione documentale e movimentazione di posta e/o plichi tra le strutture della Banca e/o terze parti prevede uno Start Up secondo il perimetro economico proposto.

Successivamente verranno introdotte le opportune variazioni tecniche ed operative al fine di traguardare tutti gli elementi di ottimizzazione con l’obiettivo di raggiungere, in un arco temporale compatibile con le variazioni normative, la completa diffusione del modello on demand ottenendo una prevedibile riduzione dei costi.